Strumenti di supporto alla rete di assistenza per la gestione ricambi

L’azienda

Il Gruppo Same Deutz-Fahr, fondato dai fratelli Eugenio e Francesco Cassani a Treviglio nel 1927, è uno dei principali produttori di trattori, mietitrebbie, motori e macchine agricole al mondo. Same Deutz-Fahr si presenta sul mercato mondiale attraverso quattro marchi: Same, Deutz-Fahr, Lamborghini e Hürlimann. Il sistema produttivo del Gruppo si basa su tre stabilimenti presenti in Europa (Italia, Germania e Croazia), uno in India e uno in Cina, in via di costruzione. La gamma di trattori è molto vasta, con modelli dai 30 ai 270 CV, per soddisfare qualsiasi tipo di utilizzo, mentre la gamma mietitrebbie copre i segmenti principali del mercato con modelli dai 120 ai 450 CV. Grazie all'investimento in Deutz AG, azienda tedesca quotata alla Borsa di Francoforte, leader mondiale nella produzione di motori diesel, di cui oggi detiene la quota di maggioranza del 45,1%, Same Deutz-Fahr è ora protagonista a livello mondiale anche nel comparto dei motori diesel industriali.
La strategia del Gruppo, da sempre orientata all'internazionalizzazione, unisce una presenza produttiva decentrata ad una capillare distribuzione commerciale nei mercati chiave. Il Gruppo, seguendo le dinamiche dell'economia globale ed il peso che stanno assumendo i nuovi mercati e le economie emergenti, sta investendo commercialmente ed industrialmente in Russia, Cina e India, al fine di supportare il progresso del mondo rurale ed industriale locale. Il Gruppo attualmente conta circa 2.800 dipendenti e nel 2008 ha fatturato 1,2 miliardi di euro. Innovazione, qualità e un elevato standard di servizi al cliente sono alla base dello sviluppo come priorità strategica. Pertanto la vendita, il servizio post vendita e la distribuzione dei ricambi sono garantiti da 14 filiali, 120 importatori e 3.000 concessionari in tutto il mondo.
I principali approcci alla gestione dei ricambi e criticità correlate
Caratteristiche strutturali del prodotto, del parco macchine e l'evoluzione tecnica continua determinano un'elevatissima numerosità di codici ricambi gestiti con frequenze e valori di utilizzo estrememente limitati. La necessità di soddisfare sia i ricambi relativi a macchine in corrente produzione, ma in particolare di assistere tutto il parco circolante fuori produzione per un numero di anni molto esteso rispetto al mercato automobilistico (oltre i 20 anni), genera da un lato un servizio alla rete basato sui fabbisogni di riparazione (ordini "urgenti") e non su politiche di reintegro magazzini della rete (ordini "stock"), dall'altro la grande difficoltà a correlare in fase di pianificazione materiali la domanda al parco installato.
Fatta salva la necessità di mantenere elevati livelli di servizio al mercato, l'obiettivo di secondo livello rimane quello di ottimizzare i livelli di scorta a magazzino. La ricerca del miglior equilibrio fra il livello di servizio obiettivo con il minimo immobilizzo finanziario passa attraverso la gestione di quattro grandezze fondamentali che devono essere prese in considerazione per ogni parte o classe di ricambio: il livello di servizio l'incertezza della previsione, l'impegno finanziario, il livello di giacenza (esprimibile come somma di un reintegro e di una scorta di sicurezza che tenga conto, oltre alla grande variabilità della domanda, anche dei ritardi sui tempi di consegna fornitori).
Il processo di stima della previsione (e della sua incertezza) può essere effettuato in due diverse modalità: attraverso un modello affidabilistico oppure attraverso un modello storicistico. Il modello migliore, dal punto di vista della minimizzazione dei costi di disponibilità e della precisione circa la tipologia, la tempistica e la localizzazione della parte di ricambio è quello affidabilistico. Esso si basa sull'affidabilità e sulla criticità dei sottosistemi o dei componenti che vengono utilizzati in un sistema più complesso (ad esempio il trattore).
Tuttavia, questo modello comporta, oltre ad una dettagliata conoscenza tecnica, un elevato livello di conoscenza circa l'utilizzo dei propri prodotti per l'intero ciclo di vita essendo richieste, per la sua corretta gestione, le seguenti informazioni per ogni macchina e/o sistema installato:
- albero dei guasti e delle criticità;
- parco macchine installato;
- numero ore equivalenti di funzionamento;
- piano di manutenzione programmato;
- pianificazione e gestione delle diverse risorse destinate all'intervento manutentivo (su richiesta o programmato);
- strumenti di diagnostica per la manutenzione predittiva;
- distinta di collegamento di ogni macchina e sua sotto parte con i principali ricambi e/o kit di essi.
Nella realtà del Gruppo Same Deutz-Fahr, per le considerazioni esposte precedentemente e per la grande complessità di codici gestiti ereditati anche a seguito di processi di acquisizione di Brand diversi senza processi di rigorosa standardizzazione (applicabile solo ai prodotti nuovi, ma non a quelli vecchi), la correlazione fra fabbisogni di ricambi e parco installato diventa non praticabile.
Si è deciso pertanto di utilizzare un modello storicistico, ossia un modello che valuta i consumi nei periodi precedenti opportunamente caratterizzati in termini di tipologia e di frequenza di accadimento, che insieme al valore permette di applicare policy logistiche differenziate.
L'analisi di molteplici contesti d'uso ha dimostrato che tale procedura può essere utilizzata conoscendo alcuni costi e caratteristiche della domanda delle parti tecniche, quali:
- parti costituenti una classe per la quale è necessario garantire un certo tasso di soddisfacimento (fill-rate);
- valore di fill-rate obiettivo per ogni classe;
- affidabilità previsionale di ogni parte costituente una classe;
- quantità media e frequenza di vendita di ogni parte;
- costo della parte (tipicamente costo di mantenimento a scorta).
Tali valori possono essere calcolati statisticamente partendo dai dati storici presenti sul sistema gestionale proprio o dei propri dealers.
L'approccio e il modello implementato
La scelta di utilizzare specifici strumenti informatici si rende necessaria qualora la numerosità delle parti di ricambio da gestire sia veramente numerosa e laddove, per diverse classi di ricambio, debbano essere definite differenti politiche di gestione. Nel caso in oggetto la numerosità delle parti di ricambio gestite in anagrafica è intorno alle 220.000 referenze, con quantità, gestite annualmente a scorta, superiori a 90.000. La classificazione di tali parti avviene secondo alcune caratteristiche:
- 1600 famiglie di prodotto;
- 5 classi di movimentazione;
- 2 classi di provenienza (interna, esterna).
A seguito di una riclassificazione, utile all'accorpamento delle parti di ricambio in classi omogenee dal punto di vista della politica di gestione, si è giunti ad una numerosità pari a 700. L'approccio è stato basato sul modello storicistico implementando i moduli Demand Management (DM) e Inventory Management (IM): DM si occupa di caratterizzare statisticamente ogni singola parte (analisi della storia) e di effettuarne una previsione mentre IM permette di calcolare il valore ottimo del valore di scorta di una parte, associata ad una classe, in funzione della politica di scorta definita e considerando il livello di servizio e lo stato corrente della giacenza. 

Benefici ottenuti dall'implementazione dei moduli
Gli utenti del processo di pianificazione sono oggi in grado di generare uno scenario completo di pianificazione annuale in circa due ore (1 ora di elaborazione DM e un'ora di elaborazione IM). L'utilizzo del sistema di DM nel 2008 ha contribuito al raggiungimento di un valore di fill-rate del 95% misurato su ordini urgenti (valore 2007 pari a 93%). L'obiettivo per l'anno 2009 è quello di ottimizzare il livello di magazzino con un fill-rate target del 96%. Il sistema Atomos è stato implementato in modo da fornire come principali indicatori una stima del valore di magazzino per periodo e del fill-rate cumulato.

Considerazioni finali
La gestione dei ricambi attraverso il modello affidabilistico è da considerarsi preferibile laddove siano presenti o estraibili le informazioni di cui questo necessita. In alternativa, una gestione basata sul modello storicistico, a seguito di un'opportuna ri-organizzazione logistica-distributiva (si veda la soluzione del magazzino unico centralizzato), può fornire una risposta quantitativa efficace al problema. In presenza di significativa numerosità degli elementi che devono essere gestiti, un approccio evoluto tramite uno strumento dedicato diventa necessario permettendo la codifica di una parte del know-how, sotto forma di politiche di gestione, e facilitando analisi "simulative" multiple, in tempi ragionevolmente ridotti, al fine di proiettare nel tempo i principali indicatori di prestazione (costo di disponibilità e livello di servizio) in modo da poter valutare differenti strategie di servizio in relazione al livello di incertezza delle previsioni e delle esigenze del mercato.