A colloquio con: Paolo Rota Sperti, Maurizio Locatelli e Livio Berta, rispettivamente Direttore Acquisti, Logistica e IT di Greif Plastics Italy SpA; e con Alessandro De Martini, Country Manager Italy, TRANSPOREON


Logistica Management: Cominciamo con un profilo dell’azienda, necessario per capire quali sono le esigenze del prodotto, in particolare al momento del trasporto.
Paolo Rota Sperti: Greif è una multinazionale americana, produttrice di packaging industriale, nata a fine ottocento come produttrice di barili per il trasporto delle merci e sviluppatasi successivamente nel mondo del petrolio.
I barili in acciaio oggi sono fra i suoi principali prodotti, a cui l’azienda aggiunge tutti i tipi di contenitori industriali di grandi dimensioni, quali cisternette (IBC, Intermediate Bulk Containers) e fusti in plastica, sacchi flessibili (big bag) per materiali da costruzione. Oggi Greif impiega circa 13 mila dipendenti nel mondo e fattura circa 3,3 miliardi di dollari. Fra le prime aziende americane a quotarsi in borsa, è cresciuta via via in tutto il mondo principalmente mediante acquisizioni di realtà affini, ovvero produttrici di grandi contenitori industriali. Ed è così che nel 2011 Greif ha acquisito l’italiana Fustiplast, specializzata nella produzione e commercializzazione di container industriali in plastica.

All’epoca Fustiplast aveva cinque stabilimenti nel mondo, due dei quali in Italia, a Bottanuco (BG), dove ci troviamo adesso, e a Castenedolo (BS), che fanno capo oggi a Greif Plastics Italy Srl. I fusti in plastica di Greif sono destinati a tutte le industrie e a tutti i settori applicativi, compreso quello alimentare ed è per questo che sono utilizzati materiali idonei al contatto con alimenti, nel rispetto di tutte le certificazioni e procedure di questo settore. Inoltre, nel reparto Accessori, Greif Plastics produce tutti di componenti, come coperchi o valvole, che vengono distribuiti in tutte e per tutte le società del gruppo della business unit plastica.
Infine, oltre a produrre e distribuire, Greif si occupa anche di raccogliere i contenitori dopo l’uso: la divisione Recycling effettua infatti la raccolta dei fusti esausti, che vengono riutilizzati per produrre plastiche rigenerate e quindi fusti plastici rigenerati. L’elemento comune a tutti i prodotti finiti è che sono di grandi dimensioni e caratterizzati da ingombri molto elevati. Ciò significa che devono essere trasportati con veicoli specifici e soprattutto che ogni veicolo può trasportare un numero molto limitato di pezzi. Ecco che, tra le nostre voci di costo, una delle più pesanti, dopo le materie prime e l’energia, è quella relativa al trasporto.

Maurizio Locatelli: Di norma non utilizziamo motrici o rimorchi, bensì autotreni a carico completo; i mezzi che servono a noi sono considerati “special equipment”, in quanto sfruttano una minor altezza da terra per poter ottenere un’altezza interna di 3,5 metri, anziché i tre metri dei veicoli standard. Quindi, considerando questa rosa di aziende specializzate - un totale di circa venticinque fornitori attivi - la nostra principale esigenza è quella di saturare al massimo ogni veicolo, indirizzando e organizzando al meglio il lavoro dei trasportatori. Consideriamo che dai nostri due stabilimenti italiani escono circa 14mila spedizioni all’anno, per circa 70-90 viaggi al giorno. Vista la complessità del quadro, avevamo bisogno innanzitutto di gestire tutti i trasportatori con lo stesso metodo: in precedenza infatti ogni fornitore aveva un proprio canale preferenziale – e-mail, telefono, fax… - e un proprio contatto preferenziale all’interno dell’azienda, che fosse capace di ricordarsi tutte le preferenze del cliente, un aspetto molto limitante dal punto di vista operativo.

LM: Quando è stato introdotto il sistema Transporeon e che cosa consente di fare? Alessandro De Martini: Innanzitutto devo rilevare che, dal nostro punto di vista, con il passare degli anni la nostra soluzione rappresenta sempre meno una novità e sempre più uno strumento che le aziende cercano, consapevoli dei vantaggi della filosofia cloud e di strumenti in grado di gestire la logistica in modo più efficiente, trasparente e misurabile. In questo caso, Greif utilizza le soluzioni Transporeon fin dal 2013; come funzionalità, ha attivato subito i moduli di assegnazione trasporti NoTouch Order e Best Carrier, aggiungendo altre soluzioni, quali Time Slot Management e Transport Visibility, per step successivi, grazie alla completa modularità del sistema.

Maurizio Locatelli - Livio Berta: La prima fase ha riguardato l’assegnazione dei viaggi con No-Touch Order: Transporeon acquisisce dall’ERP le caratteristiche del viaggio e, sulla base delle regole di assegnazione (ranking per prezzo, quote..) etc.) da noi definite e gestite a valle degli accordi contrattuali, invia l’ordine di trasporto al trasportatore, che può accettare il viaggio oppure no. E tutte queste operazioni restano interamente storicizzate e analizzabili con reportistiche (KPI) ottenibili direttamente dalla piattaforma Transporeon. Molto utile si è rivelato anche l’altro modulo di assegnazione viaggi: quando abbiamo delle richieste extra, con Best Carrier lanciamo sostanzialmente una sorta di asta, alla quale i trasportatori rispondono con le proprie offerte. Nel momento in cui viene selezionata l’azienda con il rapporto qualità/prezzo che noi riteniamo idoneo, due tipi di messaggi vengono generati: di conferma al trasportatore selezionato e di gentile rifiuto a tutti gli altri. Evidentemente, il vantaggio in termini operativi è enorme: si evitano decine di telefonate incrociate, di proposte o di rimandi; con una prima operazione si lancia l’offerta, con una seconda la si conclude. Altrettanto importante il beneficio della trasparenza. Se oggi siamo costretti a superare la nostra baseline, le nostre motivazioni sono interamente tracciate: chiunque può vedere che, viste le alternative, il prezzo pagato era comunque il minore possibile.

In termini economici, infatti, il beneficio ottenuto è piuttosto rilevante. Abbiamo calcolato un risparmio di circa centomila euro anno, solo grazie alla possibilità di scegliere il trasportatore sulla base delle regole di assegnazione inserite in Transporeon e in base all’offerta, evitando comunque le scelte consolidate – ad esempio, “questa tratta l’ha sempre fatta lui” - non sempre fonte di risparmio. Infine, anche di fronte ai nostri clienti, siamo in grado di fornire un valore aggiunto superiore, che nasce proprio da una maggior padronanza del servizio di trasporto. Sapere con certezza a che ora partirà o è partito un determinato carico, ci consente infatti di tracciare sostanzialmente ogni viaggio, dando al cliente delle informazioni molto più precise. Successivamente, abbiamo aggiunto la gestione dell’appuntamento al carico (Time Slot Management), seguita a breve dalla prenotazione allo scarico per i veicoli adibiti al recupero dei fusti esausti.

LM: Quali benefici avete riscontrato dall’utilizzo del sistema?
Maurizio Locatelli: Abbiamo innanzitutto tolto l’elemento di soggettività dal processo di gestione del trasporto e dimezzato le risorse dedicate a questa funzione. Prima, avevamo due persone adibite al servizio, una per ciascun plant; oggi invece un solo referente riesce a gestire i trasporti per entrambi i siti. Il sistema è molto intuitivo, quindi anche nel caso in cui questa persona dovesse essere assente, è facilmente sostituibile in quanto la relazione con il trasportatore è condotta su basi oggettive. Oggi può accadere di fare ancora qualche telefonata, ma di fatto l’interfaccia con il trasportatore è trasparente e razionale, in quanto gestita interamente su questa piattaforma accessibile via web da tutte le persone autorizzate dall’azienda che consente anche una gestione molto più precisa dei costi del servizio. Ogni viaggio viene assegnato sulla base di parametri oggettivi e sempre alla miglior tariffa: questo è stato uno dei primi risultati voluti e ottenuti con il nuovo sistema.

In seguito ci siamo rivolti alle problematiche di tipo logistico, con la sequenzializzazione dell’arrivo dei camion e l’apertura di finestre giornaliere per l’accesso ai due siti, introducendo nel giugno 2016 il modulo Time Slot Management: e questo ci ha cambiato ancora la vita. Perché prima dell’introduzione di tale sistema l’arrivo dei veicoli era indiscriminato; accadeva che si presentassero tutti pronti al carico nelle stesse fasce orarie. I veicoli tendevano ad arrivare principalmente di prima mattina e per qualcuno di loro a volte si finiva anche per caricare quasi a sera. Ne conseguiva il pagamento da parte nostra di forti penali dovute alle extra soste, al di fuori delle due ore di attesa concordate. Ci siamo dunque ben presto dedicati alla schedulazione degli arrivi, operazione che siamo riusciti a condurre piuttosto velocemente, anche grazie alla collaborazione crescente con i trasportatori stessi. A fronte infatti di un costo di accesso al sistema (a dire il vero estremamente limitato), i trasportatori ottengono la ragionevole certezza di essere caricati nei tempi previsti (un’ora e un quarto dall’orario di arrivo concordato, 45 minuti la media di ogni carico). E questo va ad immediato beneficio del loro business, visto che l’obiettivo di un trasportatore non è stare fermo ad aspettare il carico, ma viaggiare il più possibile. Grazie ai tempi di attesa risparmiati con la prenotazione, molti autisti riescono ad inserire un viaggio in più in andata o in ritorno, cosa che prima non era possibile. Dal mese di introduzione del modulo Time Slot Management, Greif non ha più avuto un solo euro da pagare ai suoi fornitori per tempi di extra sosta. Ma anche i trasportatori sono decisamente più soddisfatti di questo trattamento equo: si accede al carico all’ora in cui questo è stato prenotato, non prima né dopo, e questo ha eliminato ogni conflittualità fra gli autisti e la nostra amministrazione.

È un sistema autoincentivante: più rigidi siamo noi nel rispettare la tabella orari di Transporeon, più ogni trasportatore tende a prenotarsi e, qualora non l’avesse già fatto, a convincere in ogni modo la propria azienda ad aderire al servizio. Se la maggior parte degli autisti ha slot prenotati, i pochi che arrivano senza prenotazione scontano una situazione di disagio che non è sopportabile a lungo. Altro beneficio consistente è stato quello gestionale. In pratica noi dobbiamo rendicontare tutte le nostre voci di costo al centro di controllo europeo di Greif, con le eventuali discrepanze dalla baseline concordata con il team di Acquisti e Logistica. In precedenza, il report veniva composto solo dopo un lungo esame delle fatture o facendo una sorta di “interrogatorio” al personale; con Transporeon, invece, questa operazione è molto più facile, non solo perché i dati sono tutti registrati in tempo reale, ma perché il sistema stesso ha diverse funzionalità di reporting, personalizzabili in base a qualsiasi esigenza, indice o KPI che si voglia evidenziare. La chiarezza sui dati ha avvantaggiato anche il rapporto con i fornitori, che dispongono di informazioni certe su numero e tipologia dei viaggi effettuati con noi; qualcuno, persino, non fa altro che copiare e incollare i nostri report sulla fattura che emette per noi.

LM: Dal punto di vista tecnico quali oneri ha richiesto l’inserimento del nuovo sistema?
Livio Berta: L’integrazione con il sistema informativo è semplice, perché i dati scambiati fra questo e Transporeon sono pochi e sostanziali. Il sistema informativo contiene l’ordine di trasporto e i dettagli a questo associati: cliente, destinazione, giorno previsto per la spedizione. Dal canto suo Transporeon recepisce queste informazioni e le rende fruibili mediante un’interfaccia molto intuitiva e semplice, in quanto concentrata su alcune funzioni di base. Nel senso inverso le informazioni che ritornano da Transporeon verso il nostro ERP sono quelle essenziali per procedere, accettazione della prenotazione da parte del vettore e il costo a cui il servizio verrà eseguito. I due sistemi sono costantemente allineati con le informazioni relative a tutti i trasporti, carichi e prezzi per ciascun numero d’ordine. Tale allineamento avviene mediante un programma dedicato – un servizio, si dice in gergo. Devo dire che dal punto di vista informatico, la parte più critica – se così si può dire - è stata solo la necessità di reimpostare il servizio a seguito dell’adozione del nuovo ERP, LN di Infor, comune a tutto il gruppo, che non essendo un prodotto originariamente sviluppato per noi come l’ERP precedente, era un po’ meno flessibile da interfacciare.

LM: E per il futuro quali sono i prossimi sviluppi?
Maurizio Locatelli: Innanzitutto, va ricordato che fra le ultime funzionalità attivate, vi è la gestione della cosiddetta “Baia Trafila”, l’area di scarico che abbiamo riservato al ricevimento dei fusti esausti da rigenerare. Questo processo è normato da severi termini di legge e noi, in base a queste autorizzazioni, possiamo smaltire solo una certa quantità di materiale in un determinato arco temporale. Quindi non possiamo fisicamente ricevere più veicoli del consentito. Se fino a ieri la gestione di questo limite era qualcosa di molto complesso, oggi in pratica abbiamo introdotto una sequenza di slot di scarico predefinita, incorporando nel sistema Transporeon le regole da seguire per questo servizio. Di conseguenza, ogni autista non potrà che prenotare lo scarico nelle finestre libere del sistema; diversamente dovrà attendere la prima disponibilità.

Da sottolineare che il nostro modello prevalente è il “franco destino”. Dal punto di vista commerciale la consideriamo un’opportunità importante per impostare correttamente il rapporto con i nostri clienti, risparmiando loro un costo difficile da quantificare, ma facilmente più elevato che per noi, e mantenendo il controllo su un servizio che riteniamo strategico. Esiste anche una quota di clienti serviti in modalità “franco fabbrica”: per quanto più limitato, anche questo accesso veicolare dovrà essere normato nel sistema Transporeon, perché anzi contrasta ancora di più con l’organizzazione snella che siamo riusciti a introdurre. Per gli “ex works” peraltro il costo della prenotazione è a carico nostro, proprio per agevolare al massimo l’adesione al servizio, ma la direzione su cui stiamo lavorando è quella di convogliare tutti i camion in entrata, sia per il carico che per lo scarico, sullo stesso sistema. Dopo aver ottimizzato gli aspetti amministrativi e quelli operativi, per il futuro cominciamo a pensare agli aspetti strategici che un sistema come Transporeon può mettere in luce. Le opportunità che vorremmo cominciare ad enfatizzare sono quelle che emergono all’interno del nostro network, andando a implementare il sistema presso le altre consociate europee.

Il gruppo Greif infatti comprende solo in Europa circa sessanta aziende, e anzi, trae la sua forza proprio dalla ricchezza del network: non solo in termini di subforniture reciproche di componenti e semilavorati ma anche perché ogni realtà è virtualmente autorizzata a commercializzare l’intera gamma dei prodotti. Ecco che, ad esempio, se il sistema Transporeon mi permette di sapere tutte le possibilità di carico di un camion che parte dall’Italia, diretto verso la nostra consociata in Francia, questo poi può passare in Germania, poi in Repubblica Ceca e infine tornare da noi con un carico diretto ai plant italiani, avremo conseguito la massima efficienza a livello di network. E questa diventerà sempre più evidente al crescere delle consociate che utilizzano Transporeon. Ma queste sono solo alcune delle possibilità ulteriori che potremmo esplorare grazie a Transporeon. Rispetto alla situazione precedente, abbiamo a disposizione una mole di dati enorme, immediatamente accessibile e fruibile. Ma le possibilità di ottimizzazione sono ancora molto importanti, sia a livello di gestione interna, sia nei confronti dei nostri clienti o fornitori. Ma soprattutto, è per noi un grande motivo d’orgoglio sapere che, diversamente da altri progetti che ci vengono estesi direttamente dalla casa madre americana, questa iniziativa è nata per nostra volontà e sta per diventare “best practice” a livello europeo. Il principale progetto di ampliamento infatti vede l’estensione del suo utilizzo in Europa, a partire da due stabilimenti tedeschi con esigenze simili alle nostre.

LM: Solo una sfumatura: essendo i trasportatori dei partner strategici, un sistema di automazione come questo non va a “spersonalizzare” il vostro rapporto?
Paolo Rota Sperti: Assolutamente no. L’obiettivo strategico di Greif è globalmente di essere la miglior scelta commerciale nel mercato del comparto packaging industriale in termini di servizio per i nostri clienti (to be the “best customer service performing company in industrial packaging”). E Transporeon asserve assolutamente questo obbiettivo. Ci rende più interessanti e appetibili per i nostri fornitori e clienti: la distribuzione dell’informazione lungo la supply chain è razionalizzata e siamo in grado di rispondere più velocemente e in maniera più puntuale ai nostri clienti in termini di consegne prodotti. I trasportatori si sentono coinvolti in questa mission strategica: è vero che non garantiamo nulla in termini di traffico, ma è proprio perché questo sistema è così veloce e trasparente che i rapporti con i trasportatori sono diventati più agevoli, dunque risulta fidelizzante per entrambi. Ma soprattutto, la soluzione Transporeon non tocca in alcun modo la qualità della relazione con il fornitore di trasporto, bensì interviene solo sulle azioni a basso valore aggiunto o potenzialmente fonte di contrasto. Una mail, un fax, una telefonata, contengono informazioni “off line” che devono essere recepite e registrate, e non sempre questo avviene nei tempi e nei modi corretti. Con un sistema di visibilità in tempo reale, invece, l’operatività quotidiana migliora in modo consistente e di fatto questo si riflette positivamente anche sul rapporto tra le persone.