Con la crisi del Mar Rosso, l’Italia perde 95 milioni di euro al giorno1: sono queste le stime di Confartigianato, che ha calcolato l'entità dell'impatto causato dalla riduzione del traffico delle navi mercantili tra l'Oceano Indiano e il Mar Rosso sui flussi commerciali dell’Italia. Le catene di approvvigionamento, già minate da pandemia da Covid-19 e guerre, non godono di buona salute: vivono di interruzioni, blocchi, chiusure e restrizioni. Le conseguenze peggiori? Tra tutte, ritardi nelle consegne, aumento dei prezzi e scarsità di materie prime.

Per muoversi in questo quadro, caratterizzato anche da una volatilità della domanda, le aziende devono dotarsi di soluzioni per migliorare le comunicazioni tra clienti e fornitori, con l’obiettivo ultimo di diversificare le fonti di approvvigionamento e ottimizzare le scorte. Ma come prevenire i disagi legati alle interruzioni nelle catene di approvvigionamento? Lo spiega la piattaforma di supply chain collaboration in cloud Iungo, che ha analizzato 5 fattori che rallentano le comunicazioni tra aziende e fornitori:

• Strumenti obsoleti e canali destrutturati: l'utilizzo di strumenti obsoleti come il fax e di canali destrutturati come le email o il telefono, se non integrati con soluzioni all’avanguardia, rallenta le comunicazioni poiché comporta inefficienze nella trasmissione e nella gestione delle informazioni. Questi strumenti, infatti, non consentono la sincronizzazione e l'accessibilità immediata dei dati, aumentando il rischio di errori, ritardi e perdita di informazioni cruciali.

• Errore umano: l’errore umano rallenta le comunicazioni poiché può portare a fraintendimenti, interpretazioni errate o trasmissione di informazioni sbagliate. Questo può causare confusione, richiedere tempo aggiuntivo per correggere gli errori e compromettere la fiducia tra le parti coinvolte. Inoltre, correggere gli errori può richiedere ulteriori risorse e ritardare maggiormente il flusso delle comunicazioni, influenzando negativamente la produttività e l'efficienza complessiva.

• Mancata tracciabilità delle informazioni: la mancata tracciabilità delle informazioni crea difficoltà nel recuperare i dettagli delle interazioni passate. Senza un sistema di tracciabilità, le informazioni possono essere disperse o difficili da trovare, richiedendo tempo aggiuntivo per ricostruire il contesto delle comunicazioni precedenti. Così rallenta il processo decisionale e la risoluzione dei problemi, poiché le parti coinvolte devono dedicare più tempo ed energie per cercare e comprendere le informazioni pertinenti.

• Eventi imprevisti: gli eventi imprevisti disturbano la routine e le modalità consolidate di interazione. COVID-19, ad esempio, ha interrotto le attività aziendali, costringendo molte organizzazioni ad adottare modalità di lavoro remote e a modificare le procedure di comunicazione con i fornitori. Questo improvviso cambiamento ha causato disorientamento e incertezza, rallentando il flusso delle comunicazioni mentre le aziende cercavano di adattarsi alla nuova situazione e di stabilire nuovi canali e protocolli di comunicazione efficaci.

• Assenza di processi strutturati: l'assenza di procedure e processi strutturati toglie all’azienda un framework organizzativo per gestire e trasmettere informazioni in modo coerente ed efficace. Senza procedure condivise e processi ben definiti, le informazioni possono essere trasmesse in modo disorganizzato o inconsistente, portando a fraintendimenti, ritardi ed errori nella comunicazione con i clienti o i fornitori. Ciò rende difficile per le parti coinvolte comprendere e rispondere alle richieste in modo tempestivo e accurato, rallentando il flusso delle comunicazioni e compromettendo la reputazione e la fiducia aziendale.

E quali elementi, invece, agevolano la comunicazione tra clienti e fornitori? Nei processi di approvvigionamento, alcuni fattori di natura umana ricoprono un ruolo cruciale: per primi, la promozione di una cultura aziendale improntata alla collaborazione e la sicurezza che ogni individuo coinvolto abbia chiare responsabilità e compiti da svolgere. Inoltre, l'adozione di tecnologie all'avanguardia, come l'intelligenza artificiale e l'analisi dei dati, migliora l'efficienza e la trasparenza della comunicazione. Parallelamente, anche l'implementazione di processi standardizzati concorre ad assicurare una trasmissione coerente e rapida delle informazioni. Sul fronte ambientale, invece, costruire rapporti di fiducia e partnership con i fornitori favorisce una comunicazione aperta e collaborativa, mentre la trasparenza e la tempestività nella condivisione delle informazioni riducono possibili incomprensioni e ritardi.